Nuevo Capitán

Hace varios días le ofrecieron a José la posición de Supervisor de Cuentas a Pagar.  Al principio, no mostró mucho entusiasmo con la oferta pues sabía que el departamento tenía serios problemas. A pesar de eso, José decidió aceptar la posición y tomarla como un reto, porque le ofrecía la oportunidad de mayor salario.

El Departamento de Cuentas a Pagar es responsable de parear las facturas de los vendedores y suplidores con las órdenes de compra, verificar los expedientes recibidos y generar los cheques. Muchos de las funciones especiales en el departamento incluyen procesar las facturas, los informes de viajes y las facturas de fletes. Cuentas a Pagar es uno de los varios departamentos que no tiene un sistema de computadora al día para manejar el flujo de trabajo.

Las oficinas centrales están localizadas en San Juan. Los muebles y equipo del departamento son viejos y generalmente comparados con otros departamentos se encuentran en malas condiciones. El supervisor anterior tenía una reputación de ser un dictador. Su forma de hablar a los empleados era muy ruda e insultaba a su equipo mientras trabajaban. Tanto así, que se rumoraba en otros departamentos lo que el supervisor decía sobre sus empleados. “Puedes confiar en ellos en la medida en que puedas despedirlos”, decía el supervisor.

El supervisor anterior asignaba tareas insignificativas en lugar de delegar tareas específicas para sus empleados. Rara vez realizaba reuniones con su equipo de trabajo, porque no le gustaba tener gente a su alrededor. Cuando era requerido, realizaba reuniones individuales con sus empleados, pero éstas eran cortas y directas al punto que los empleados decían que – “él es el único que hablaba”. Cuando sus empleados presentaban algún problema o conflicto, él terminaba la reunión y decía: “estoy muy ocupado para tus problemitas”. Esta situación creó muchas renuncias en el personal y la motivación de los empleados restantes era muy baja.

José sabe que para ser exitoso debe ganar la confianza y apoyo de su equipo de trabajo. A  José se reportan cuatro empleados, cada uno con diferente experiencia y estilo de personalidad.

Amelia tiene 44 años y lleva trabajando en Cuentas a Pagar alrededor de 20 años. Por su experiencia y conocimiento, es considerada como una líder informal en el departamento. Ella no pasaba mucho tiempo con su supervisor anterior y a pesar de los años de servicios sólo hablaban lo menos posible. Mucho de los conflictos entre ellos dividían al equipo; entre los leales a Amelia y los leales al supervisor. No obstante, Amelia tiene un buen desempeño. Amelia está familiarizada con los aspectos importantes del departamento. Pero ella no fue considerada para la promoción a supervisora después de que su supervisor se fuera.

Pedro tiene 29 años y es considerado como una de las varias “historia de éxito” de su antiguo supervisor. Este supervisor reclutó a Pedro, lo adiestró y lo desarrolló. Para los ojos de este supervisor, Pedro sobrepasaba los estándares de desempeño. Al supervisor le gustaba Pedro, porque él nunca tuvo un pretexto, siempre preguntaba, nunca argumentó ni retó su autoridad. Por su gran lealtad a su antiguo supervisor, su relación con los empleados y con Amelia era limitada. Debido a sus ansias por realizar un buen trabajo tuvo dificultad en crear amistad con los demás.

Miguel tiene 34 años y lleva trabajando para Cuentas a Pagar diez años. Tiene vasto conocimiento de los procedimientos del departamento. Al mismo tiempo, Miguel puede ser un poco irritable y ocasionalmente forma un escándalo cuando los vendedores de la compañía realizan los pagos incorrectamente. Miguel tiene muchos amigos en otros departamentos y se entretiene en “chismear” con los demás en su período de descanso.

Sofía tiene 42 años y comenzó a trabajar en Cuentas a Pagar hace cinco años, después que sus hijos entraran a la escuela. El esposo de Sofía se quedó recientemente desempleado. El ingreso que Sofía aportaba, que inicialmente era para los gastos extras, se convirtió en el ingreso principal. En meses recientes ella expresó su miedo a que su empleo fuese reemplazado por un nuevo sistema de Cuentas a Pagar, el cual se ha rumorado en la planificación del departamento. Su productividad ha disminuido, a pesar de que su trabajo es perfecto.

José conoce muy bien a la empresa, las expectativas de su jefe y está comprometido a lograr su éxito en la nueva posición. Aún así, José reconoce que no será fácil ganar la confianza y apoyo de los que antes eran sus compañeros de trabajo y ahora tienen que aceptarlo como su jefe. En el departamento José tiene empleados que son muy expresivos y motivan a otros para el trabajo en equipo, otros son más introvertidos. Mientras unos empleados se quejan constantemente de los cambios, otros aceptan todos los cambios sin resistencia. José entiende que debe primero definir y comunicar claramente las responsabilidades de sus empleados para que juntos logren apoyar los objetivos del departamento y mantener el compromiso y enfoque organizacional.

Para influenciar positivamente el cambio y dirigir a sus empleados hacia el logro de los objetivos del departamento y de la empresa José dio prioridad a las siguientes actividades: 

• Conocer a su gente y su negocio

• Ser realista

• Establecer y comunicar objetivos y prioridades claras

• Dar seguimiento

• Exigir el desarrollo continuo de su gente

• Conocerse  así mismo

José también sabe que para poder desempeñar efectivamente sus nuevas responsabilidades debe demostrar a su gente su talento y capacidad:

• el conocimiento técnico y especializado para dirigir las funciones bajo su responsabilidad,

• el temperamento y las relaciones inter personales para atender situaciones complejas respecto a la ética y la responsabilidad de la empresa,

• la habilidad para inspirar y dirigir a su equipo de trabajo.

Como nuevo supervisor José sabe que los empleados por lo regular siempre tienen expectativas respecto a sus supervisores. Ellos esperan que su supervisor sea ejemplo de responsabilidad, ética e integridad. Al entender que son los supervisores quienes tienen el poder para afectar los salarios, oportunidades de carrera, y otros términos y condiciones de empleo los empleados esperan que sus supervisores ejerzan este poder juiciosamente.

Los dueños de la empresa y los clientes también esperan que los jefes siempre actúen con los más altos principios éticos. Ellos confían en que los jefes tomarán las decisiones correctas y bien informadas e implantarán nuevas e innovadoras ideas que mejorarán la operación y rentabilidad de la empresa. De la misma forma se espera que los jefes eviten casos y situaciones legales que representen interrupción en los negocios y gastos legales. 

Luego de desarrollar su plan de trabajo, José reunió a sus empleados para presentarles el plan, escuchar sus recomendaciones y lograr el compromiso de todos. José sabe la importancia de mantener el enfoque de su equipo de trabajo para lograr  acciones específicas y decisiones de equipo de acuerdo a la estrategia de negocios. Solo a través del enfoque, sentido de urgencia y prioridades como elementos de disciplina organizacional se logrará la rentabilidad del negocio y el logro de lo objetivos del departamento. El mantener el enfoque y las prioridades, evitará que el equipo dedique esfuerzos y recursos a actividades que no son esenciales o productivas para el éxito del equipo.

Al conocer las fortalezas, debilidades y oportunidades de su equipo,  José puede concentrar sus esfuerzos y utilización de recursos en el enfoque de negocios. Por lo que decidió enfocar sus esfuerzos y recursos en las siguientes prioridades:

• Enfoque en el los clientes de su departamento

• Enfoque en los procesos y controles internos

• Enfoque en la tecnología necesaria para mejorar la productividad

• Enfoque en la eficiencia, medición e informes a la gerencia 

• Enfoque en la motivación de su gente

Las decisiones siguen a la estrategia… 

Luego de establecer las metas a corto plazo del plan táctico es tiempo para actuar. José sirvió como elemento de inspiración y motivación a su equipo de trabajo para el logro de sus metas y su alineamiento al plan de la empresa. Comunicó su visión, desarrolló las metas a corto y mediano plazo e inspiró a su equipo ganador hacia el logro de sus objetivos.

Durante el proceso de llevar la visión a acciones exitosas José supo escuchar las preocupaciones de sus empleados, investigó y evaluó la información disponible y tomó las decisiones correctas para el logro de la visión y el mejoramiento de la empresa y sus empleados.