Cuando la rutina mata

Cada día es un reto para el patrono mantener la participación, inspiración o la motivación en sus empleados. Mas todavía cuando tenemos empleados en el mismo puesto, realizando las mismas tareas por mas de  5 años. Como por ejemplo es el caso de Josefa. Trabaja de lunes a viernes con un horario de 8am-5pm. Llega todas las mañanas con café en mano,  prende la computadora revisa los correos electrónicos (si hay dos correros nuevos es mucho).

Entra una que otra llamada con las mismas preguntas las cuales orienta de forma amable. A las 12:00pm sale y almuerza. Realiza sus tareas rutinarias de la tarde. Llega  las 5:00 de la tarde, apaga la computadora y sigue su rumbo para su hogar. Su jefe nunca ha recibido una queja negativa de Josefa sobre mal servicio, errores en nomina o por no completar una petición de algún empleado. Es por esto que su jefe confía plenamente que Josefa ya que por más de cinco años ha realizado bien su trabajo. Su jefe entiende que no hay razones de reuniones de seguimiento o saber de cómo van las cosas. Tiene muchas preocupaciones y como sabe que Josefa es responsable, puntual y hace bien su trabajo; para qué preocuparse por algo más. Además si ocurre algún suceso Josefa irá donde su jefe a consultarle. Mientras esto no sucede todo va en orden.

Lamentablemente Josefa ya no tiene más aspiraciones. Su rutina la va consumiendo,  no  explora otros talentos que puede desarrollar. A veces Josefa quisiera hacer cosas diferentes, pero como su jefe no la da la importancia, no pierde su tiempo consultándole. Cuando los empleados llegan a este punto en sus carreras profesionales existen dos caminos a escoger. Me voy para otra compañía donde aprecien mis ideas y me motiven a completar nuevos retos o simplemente me quedo aquí tranquila/o, en una zona de comodidad. “Si total recibo mi salario, tengo plan medico y los trabajos que están bien malos, no me puedo arriesgar; “mas vale pájaro en mano que cientos volando”.  Esto es un típico caso de un empleado que le están  pagando simplemente por su trabajo.

La ideología errónea que muchas veces los patronos cometen es que para esto fueron contratados, para realizar simplemente su trabajo. Pero lamentablemente no le están dando la importancia para que el empleado ayude aportar en el crecimiento y mejor rendimiento de la compañía. Como es el ejemplo de Josefa, podemos tener varios  Josefa en nuestra organización. Los patronos deben evaluar y analizar por qué la compañía no está siendo más eficiente con el pasar de los años. A veces una reunión con el personal aunque sea dos o una vez al mes, ayuda a enterarnos qué está ocurriendo, qué estamos haciendo e informar para dónde vamos y dónde se encuentra la organización en estos momentos. Los patronos pueden caer en el error de enfocarse solamente en los números, pero no se dan a la tarea de saber qué más está ocurriendo en los pasillos y en lo cubículos de los demás departamentos. No se trata de ahora supervisar cada detalle de cada empleado. Pero sí involucrarse más con el personal y en ocasiones no solamente dejarse llevar por lo que dice el supervisor.  

Qué podemos hacer para crear un ambiente más motivador y con mayor iniciativa. Una de las estrategias utilizadas es el llamado: “Cross Training”; intercambiar las tareas y responsabilidades que tiene asignado un empleado en otras áreas. Por ejemplo en el departamento de Contabilidad tenemos el “account payable” hace cinco (5) años se ha dedicado en solamente  recibir las facturas, entrarlas al sistema,  reconciliar cuentas y auditarlas. El “account payable” no conoce otras áreas y es lo único que ha estado haciendo hace cinco años. Este tipo de situación crea un gran riesgo y crea una incertidumbre sobre qué va a ocurrir si en algún momento el “account payable”; se va por licencia o renuncia de hoy para mañana. No hay nadie más que sepa manejar esta tarea. El cross training, da la oportunidad que los empleados conozcan otras áreas diferentes de las que fueron contratados. 

Cualquier situación que surja de la cual uno de los empleados se ausente o renuncie, se podrá  manejar ya que hay otros empleados que conocen de esa área y pueden dar el apoyo en lo que se tome otra decisión. Ayuda a promover a los empleados. De surgir vacantes en el departamento se puede tomar en consideración los empleados que han dado apoyo en esas áreas, cómo se han involucrado y ejecutado. 

Mantiene a los empleados más animados, se involucran más y pueden proveer sugerencias para que el departamento sea más eficiente. Promueve el trabajo en equipo y une más al departamento. 

Viendo al  cross training en otras industrias como por ejemplo en el caso de restaurantes; si se ausenta un cajero/a; el anfitrión o anfitriona puede ejercer la posición de cajero/a. Esto ya que había recibido el adiestramiento correspondiente para situaciones como estas. 

Otras estrategias para mantener a los empleados mas involucrados es realizar reuniones mensuales para dar a conocer sobre el estatus de la compañía, rumbo y para qué dirección se dirige. Es importante que los empleados conozcan qué está ocurriendo en su organización. Se debe informar sobre noticias buenas y no tan buenas. Los empleados deben enterarse las razones de los cambios que están en proceso de implementarse o por qué ciertas personas ajenas están visitando la organización. Cuáles son las metas y objetivos que se estarán trazando año tras año y qué la organización espera de los empleados. De esta manera baja la ansiedad de los empleados, están mas concientes sobre las realidades que enfrenta la organización y podrán concentrarse mejor en los objetivos.  Minimiza chismes de pasillo e incertidumbre en los empleados.

Crear diferentes equipos de comités entre cada departamento. Esta estrategia ayuda a los empleados involucrarse en otras actividades para fomentar la unión y solidificar la cultura organizacional. Esto ya que los empleados de diferentes departamentos se conocerán mejor y participarán en otros roles diferentes de los que ya conocen. Entre los comités que se pueden crear pueden ser comités de actividades especiales, trabajo voluntario con la comunidad, Programas de Bienestar o “Wellnes Programs” entre otros más.    

Esto es solo unos ejemplos de cómo mantener o promover un ambiente motivador entre sus empleados. Nunca olvidar lo básico que nos distinguen como seres humanos como lo es saludar, dar los buenos días, buen provecho y felicitar por días festivos o eventos especiales. Esto evitará que los empleados vean que su trabajo es un proceso transaccional; donde el empleado deposita lo básico y esencial para lo que fue contratado por recibir a cambio una remuneración quincenal.